115 年 9 月 24 日財務空間委員會暨總務委員聯席會議通過
為建立本系館舍維護、設備修繕、採購及經費管理之作業原則，明確各項維護及採購之權責分工，並提升行政效率及經費使用效益，特訂定本辦法。
本辦法適用於本系教師辦公室、教師實驗室、教室、教學實驗室、會議室、行政辦公室及其他公共空間之維護、修繕、採購、報帳及相關行政作業。
教師辦公室及教師所屬實驗室之設備維護、修繕及相關費用，原則上由各實驗室自行負擔。若維護項目涉及原建物之水電、消防、空調、管線或其他公共設施，系館維護之技工或相關職員得協助辦理修繕、聯繫或尋找適當之專業廠商；惟其維護費用仍由實驗室負責人支付。
系辦公室、教室、教學實驗室、會議室、公共空間及其他公共設施之維護、修繕及採購，由負責系館維護之技工或相關職員辦理，其所需經費由系上支應。
公共設施若因非正常使用且經確認屬人為損壞者，其修復或更換費用由損壞者自行負擔。
如遇漏水、停電、消防設備故障、公共安全或其他緊急狀況，得由負責人員先行辦理必要之維修或緊急採購，以避免損害擴大，並於事後依規定補辦相關採購及報帳程序。
本系各項採購應依本校總務處及相關法規之規定辦理。
公共空間之維護、修繕及採購案件，金額一萬元以上者原則應至少向三家廠商詢價。詢價資料得以正式報價單、電子郵件往來紀錄、網路供應商公開價格、型錄或其他足資證明價格之資料替代。
採購標的如經評估其規格、品質及保固條件相同，且網路供應商之售價較實體通路優惠時，應優先採用網路採購，以符合經費節約及採購效益之原則。負責採購之人員應具備網路採購、付款及相關行政作業之能力。網路採購時，仍應綜合考量供應商信譽、售後服務、保固條件、交貨能力及相關交易風險，不得僅以最低價格作為唯一採購依 據。
詢價總額之核定依下列規定辦理：一、未達 15 萬元者，應將詢價資料送交系總務委員核定後始得辦理；二、達新臺幣 15 萬元以上者，應將詢價資料送主任核定後始得辦理。
採購或修繕完成後，承辦人應確認設備、工程或服務符合需求後始得辦理驗收及核銷。採購設備之保固文件、採購紀錄及相關資料應妥善保存，以利後續維修及保固作業。
本系採購之設備及財產應依本校財產管理規定辦理登錄、保管、移交及報廢。
公共空間維護、修繕及採購之行政作業及報帳程序，由負責系館維護之技工或相關職員辦理。承辦人請假期間，得由代理人接續辦理，不得因私人請假而延宕行政作業。
辦理報帳作業之行政人員應熟悉行政院主計總處、本校及相關單位最新之經費核銷與報帳規定，並依規定辦理。
行政人員於辦理採購、報帳或其他行政作業時，如遇困難，應主動尋求相關單位協助，並具備排除問題及解決行政流程障礙之能力，以確保行政作業順利完成。
負責系館維護之技工或相關職員應具備館舍維護、設備管理、水電及相關專業知識，並應持續精進專業能力，以因應設備更新及維護需求。
本辦法未盡事宜，悉依本校相關規定及政府相關法令辦理。
承辦採購人員於辦理採購時，應秉持公平、公正及誠信原則，不得有圖利特定廠商或其他利益衝突情形；如有利益衝突，應主動迴避。
系館設備維護及採購，應兼顧節能減碳、永續利用及全生命週期成本等原則，在符合使用需求之前提下，優先選擇具有能源效率、耐用性及環保特性之產品。
工程與系統科學系館舍維護與採購管理辦法_網站公告版(115年9月24日財務空間委員會暨總務委員聯席會議通過).pdf